Hallo Zusammen,
habe mir in den vergangenen Tagen einige Archivierungslösungen angesehen. CompuDMS hat mir am besten gefallen, mir bereitet nur die Funktion "Vernichten" Kopfzerbrechen. Dass man Dateien und ganze Verzeichnisse still und heimlich löschen kann. dürfte eigentlich den GoBD nicht entsprechen. Wenn wenigstens protokolliert würde, welche Dateien wann gelöscht wurden. Dann na ja.
CompuDMS gibt es ja schon länger, müsste also schon etliche Betriebsprüfungen überstanden haben. Gibt es da Erfahrungen positiver oder negativer Natur ?
Danke für die Antworten !
GoBD und Funktion "Vernichten"
Re: GoBD und Funktion "Vernichten"
Hallo DMSversteher,
schön, dass Ihnen CompuDMS gefällt!
In CompuDMS gibt es die Funktionen „Löschen“ und „Vernichten“. Gelöscht werden können nur Dateien, die noch nicht versioniert oder archiviert wurden, um so die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Seit die DSGVO 2018 in Kraft getreten ist, kann es aber erforderlich sein, auch versionierte Dateien zu löschen – z. B., wenn Dokumente personenbezogene Daten beinhalten und die betroffene Person das Löschen aller von ihr gespeicherten Daten verlangt. Hierfür haben wir die Funktion „Vernichten“ eingeführt; damit lassen sich auch bereits versionierte oder archivierte Dateien bei Bedarf löschen.
Der Verantwortliche muss und kann selbst entscheiden, ob ein Dokument entsprechend der GoBD „unlöschbar“ sein oder auch während der Archivierungsdauer DSGVO-konform vernichtet werden soll.
CompuDMS bieten eine umfangreiche Zugriffsrechteverwaltung und so kann und sollte das Recht „Vernichten“ nur ausgewählten Benutzern eingeräumt werden. Es ist nicht als Standard definiert und muss explizit gewährt werden.
Viele Grüße
Karen aus dem CompuKöln-Team
schön, dass Ihnen CompuDMS gefällt!
In CompuDMS gibt es die Funktionen „Löschen“ und „Vernichten“. Gelöscht werden können nur Dateien, die noch nicht versioniert oder archiviert wurden, um so die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Seit die DSGVO 2018 in Kraft getreten ist, kann es aber erforderlich sein, auch versionierte Dateien zu löschen – z. B., wenn Dokumente personenbezogene Daten beinhalten und die betroffene Person das Löschen aller von ihr gespeicherten Daten verlangt. Hierfür haben wir die Funktion „Vernichten“ eingeführt; damit lassen sich auch bereits versionierte oder archivierte Dateien bei Bedarf löschen.
Der Verantwortliche muss und kann selbst entscheiden, ob ein Dokument entsprechend der GoBD „unlöschbar“ sein oder auch während der Archivierungsdauer DSGVO-konform vernichtet werden soll.
CompuDMS bieten eine umfangreiche Zugriffsrechteverwaltung und so kann und sollte das Recht „Vernichten“ nur ausgewählten Benutzern eingeräumt werden. Es ist nicht als Standard definiert und muss explizit gewährt werden.
Viele Grüße
Karen aus dem CompuKöln-Team