Erste Fragen zu CompuDMS
Verfasst: 27 Jul 2023 18:38
Hallo,
ich habe generell den Sinn von DMS verstanden und möchte Privat als auch im weiteren Verlauf in meinem Kleinunternehmen alle meine Papierkram digitalisieren und in DMS übertragen.
Nach Installation und einem kurzen Test von CompuDMS bleiben aktuell noch ein paar generelle Fragen,
1. Darf ich es als Kleinunternehmer nutzen um archivierungskonformität und Aufbewahrungsfristen einzuhalten?
2. Wie wird zwischen Privater und Unternehmensnutzung unterschieden und welche Kriterien gelten für das ein und andere?
3. Testvorgang&Benutzung: Ich habe Verzeichnisse und Felder (Metadaten), z.B. Rechnungsnummer für meine ersten Dokumente definiert und Dokumente per Drag&Drop hinzugefügt. Nach hinzufügen von PDF-Dateien, muss ich die Felder allerdings immer manuell für jedes PDF befüllen. Funktioniert eine Vorauswahl des Bereiches, wo die Texte, Nummern, etc. aus der jeweiligen PDF Position automatisch über OCR eingelesen werden?
4. Die Suche (und OCR) findet erfolgreich alle Texte in PDF und ich kriege die relavanten Dokumente im Suchergebnis angezeigt. Aber wozu sind die Verzeichnisse und zusätzlichen Metadaten Funktionalität hilfreich, wenn sowieso alle Inhalte in PDF in der Suchmaske auffindbar sind?
Danke
ich habe generell den Sinn von DMS verstanden und möchte Privat als auch im weiteren Verlauf in meinem Kleinunternehmen alle meine Papierkram digitalisieren und in DMS übertragen.
Nach Installation und einem kurzen Test von CompuDMS bleiben aktuell noch ein paar generelle Fragen,
1. Darf ich es als Kleinunternehmer nutzen um archivierungskonformität und Aufbewahrungsfristen einzuhalten?
2. Wie wird zwischen Privater und Unternehmensnutzung unterschieden und welche Kriterien gelten für das ein und andere?
3. Testvorgang&Benutzung: Ich habe Verzeichnisse und Felder (Metadaten), z.B. Rechnungsnummer für meine ersten Dokumente definiert und Dokumente per Drag&Drop hinzugefügt. Nach hinzufügen von PDF-Dateien, muss ich die Felder allerdings immer manuell für jedes PDF befüllen. Funktioniert eine Vorauswahl des Bereiches, wo die Texte, Nummern, etc. aus der jeweiligen PDF Position automatisch über OCR eingelesen werden?
4. Die Suche (und OCR) findet erfolgreich alle Texte in PDF und ich kriege die relavanten Dokumente im Suchergebnis angezeigt. Aber wozu sind die Verzeichnisse und zusätzlichen Metadaten Funktionalität hilfreich, wenn sowieso alle Inhalte in PDF in der Suchmaske auffindbar sind?
Danke