Hallo,
ich habe generell den Sinn von DMS verstanden und möchte Privat als auch im weiteren Verlauf in meinem Kleinunternehmen alle meine Papierkram digitalisieren und in DMS übertragen.
Nach Installation und einem kurzen Test von CompuDMS bleiben aktuell noch ein paar generelle Fragen,
1. Darf ich es als Kleinunternehmer nutzen um archivierungskonformität und Aufbewahrungsfristen einzuhalten?
2. Wie wird zwischen Privater und Unternehmensnutzung unterschieden und welche Kriterien gelten für das ein und andere?
3. Testvorgang&Benutzung: Ich habe Verzeichnisse und Felder (Metadaten), z.B. Rechnungsnummer für meine ersten Dokumente definiert und Dokumente per Drag&Drop hinzugefügt. Nach hinzufügen von PDF-Dateien, muss ich die Felder allerdings immer manuell für jedes PDF befüllen. Funktioniert eine Vorauswahl des Bereiches, wo die Texte, Nummern, etc. aus der jeweiligen PDF Position automatisch über OCR eingelesen werden?
4. Die Suche (und OCR) findet erfolgreich alle Texte in PDF und ich kriege die relavanten Dokumente im Suchergebnis angezeigt. Aber wozu sind die Verzeichnisse und zusätzlichen Metadaten Funktionalität hilfreich, wenn sowieso alle Inhalte in PDF in der Suchmaske auffindbar sind?
Danke
Erste Fragen zu CompuDMS
Re: Erste Fragen zu CompuDMS
Hallo!
Schön, dass Sie CompuDMS einsetzen möchten, um Ihren "Papierkram" zu digitalisieren.
Zu Ihren Fragen:
zu 1.:
Sie können CompuDMS Professional mit bis zu 2 Benutzern sowohl privat als auch als Kleinunternehmer kostenfrei verwenden. Aufbewahrungsfristen können Sie nach Ihren Anforderungen definieren – siehe hierzu auch das Kapitel „Datei archivieren“ im CompuDMS-Benutzerhandbuch (im CompuDMS Client unter „Hilfe“ zu finden).
zu 2.:
Die optional verfügbaren Unternehmensanwendungen wie z. B. Rechnungseingang, Rechnungsstellung oder Vertragsmanagement sind ausschließlich in Verbindung mit den kostenpflichtigen Versionen von CompuDMS verfügbar und letztere richten sich wiederum ausschließlich an Unternehmer/Unternehmen.
zu 3.:
Nein, das funktioniert so leider nicht. Sie können mit Hilfe des CompuDMS-Importers aber Dateien automatisiert in CompuDMS importieren und dabei besteht dann auch die Möglichkeit, Bestandteile des Dateinamens nach festgelegten Kriterien in vorher definierte Metadatenfelder zu überführen.
zu 4.:
Je nach Anzahl der Dokumente und möglicher Fundstellen, kann es die Suche stark vereinfachen, sprich die Zahl der Fundstellen sinnvoll reduzieren, wenn Sie die Suche nur in einem bestimmten Verzeichnis durchführen (Checkbox „Suche in Pfad“). Die Metadaten sind dann hilfreich, wenn Sie ausgewählten Dokumenten Schlüsselwörter zugewiesen haben, die eben nicht Bestandteil der Dokumenteninhalte sind.
Viele Grüße
Karen aus dem CompuKöln-Team
Schön, dass Sie CompuDMS einsetzen möchten, um Ihren "Papierkram" zu digitalisieren.
Zu Ihren Fragen:
zu 1.:
Sie können CompuDMS Professional mit bis zu 2 Benutzern sowohl privat als auch als Kleinunternehmer kostenfrei verwenden. Aufbewahrungsfristen können Sie nach Ihren Anforderungen definieren – siehe hierzu auch das Kapitel „Datei archivieren“ im CompuDMS-Benutzerhandbuch (im CompuDMS Client unter „Hilfe“ zu finden).
zu 2.:
Die optional verfügbaren Unternehmensanwendungen wie z. B. Rechnungseingang, Rechnungsstellung oder Vertragsmanagement sind ausschließlich in Verbindung mit den kostenpflichtigen Versionen von CompuDMS verfügbar und letztere richten sich wiederum ausschließlich an Unternehmer/Unternehmen.
zu 3.:
Nein, das funktioniert so leider nicht. Sie können mit Hilfe des CompuDMS-Importers aber Dateien automatisiert in CompuDMS importieren und dabei besteht dann auch die Möglichkeit, Bestandteile des Dateinamens nach festgelegten Kriterien in vorher definierte Metadatenfelder zu überführen.
zu 4.:
Je nach Anzahl der Dokumente und möglicher Fundstellen, kann es die Suche stark vereinfachen, sprich die Zahl der Fundstellen sinnvoll reduzieren, wenn Sie die Suche nur in einem bestimmten Verzeichnis durchführen (Checkbox „Suche in Pfad“). Die Metadaten sind dann hilfreich, wenn Sie ausgewählten Dokumenten Schlüsselwörter zugewiesen haben, die eben nicht Bestandteil der Dokumenteninhalte sind.
Viele Grüße
Karen aus dem CompuKöln-Team