CompuDMS Forum

Lange bin ich schon auf der Suche, meine digitalen Daten auf dem Computer strukturiert zu ordnen. In Ihrem DMS habe ich die für mich mögliche und vor allem unkomplizierte Lösung gefunden.

Nach einer kurzen Testphase war ich recht angetan von Ihrer Software, allerdings stellte sich auch ein Problem bei mir ein: Das Löschen von bereits versionierten als auch archivierten Dokumenten ist nicht möglich. Das Feld Löschen ist von daher ausgegraut - nur aktiv bei neu eingestellten Dokumenten.

Wie kann ich bereits archivierte als auch versionierte Dokumente löschen?

Dies ist eine Frage, die wir zum Start des Forums importiert haben.

Die CompuDMS eigenen Funktionen „Versionieren“ und „Archivieren“ bilden den Kern des Dokumenten-Management-Systems, da damit Änderungen dokumentiert werden können und Inhalte vor dem versehentlichen Löschen bewahrt werden. Somit lassen sich versionierte oder archivierte Dokumente absichtlich nicht löschen.

Wollen Sie doch mal ein versioniertes Dokument dauerhaft entfernen, weil es definitiv nicht mehr benötigt wird, können Sie dies mit Hilfe eines kleinen Tricks trotzdem: Markieren Sie die zu löschende, versionierte Datei und klicken auf die Schaltfläche „Archivieren“. Bei „Zeitraum“ finden Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum von z. B. 1 Tag festlegen können. Am nächsten Tag haben Sie dann die Möglichkeit, das Dokument zu löschen.

Bereits archivierte Dokumente lassen sich nur im Status „abgelaufen“, also nach dem voreingestellten Aufbewahrungszeitraum, entfernen. Die noch verbleibende Aufbewahrungsdauer und das Ablaufdatum können Sie in den Eigenschaften des Dokuments (aufzurufen über das Kontextmenü) im Register „Datei“ nachsehen.

Damit Ihnen ein archiviertes Dokument, dass Sie eigentlich nicht mehr benötigen, nicht im Weg ist, können Sie sich auch einen separaten Ordner z. B. „Papierkorb“ anlegen und das Dokument dahin verschieben – bis es dann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden kann.

Hallo,

ich habe mich mit dem DMS etwas beschäftigt und "versehentlich" ein Dokument archiviert (ein Jahr glaube ich). Nun kann man dieses nicht mehr löschen - auch nicht mit dem oben beschriebenen Trick. Kann man den Archivierungszeitraum nachträglich nicht mehr (auf einen Tag) ändern?

Gruss
Gyix

Hallo Gyix,

Ziel der Archivierungs-Funktion ist es, ein Dokument unveränderbar für den gewählten Aufbewahrungszeitraum vorzuhalten. Insofern ist ein nachträgliches Ändern der Aufbewahrungsdauer explizit nicht gewünscht und auch nicht implementiert.
Sie können das Dokument aber natürlich in ein anderes Verzeichnis verschieben, wo es vielleicht "nicht im Weg ist".

Mit freundlichen Grüßen
Matthias Schröther vom Team der CompuKöln