Mail (gesendet/empfangen) mit Datum archivieren

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Georg
Beiträge: 17
Registriert: 12 Jan 2017 13:16

Mail (gesendet/empfangen) mit Datum archivieren

Beitrag von Georg »

Hallo,

ich habe folgende Frage:

Mails ins DMS zu verschieben bzw. archivieren ist soweit klar.
Gibt es die Möglichkeit das "gesendet/empfangen" Datum aus Outlook
direkt in ein separates Feld ins DMS zu übernehmen.
Damit könnte man, wenn danach sortiert, den Mailverlauf wiedergeben, so wie es auch in Outlook möglich ist.

Vielen Dank für Ihre Hilfe

KK
Beiträge: 89
Registriert: 06 Jul 2016 11:33

Re: Mail (gesendet/empfangen) mit Datum archivieren

Beitrag von KK »

Hallo Georg,

Sie können in CompuDMS für das Outlook-Plugin eine Aktion definieren.

Hierzu gehen Sie auf den "Home-Reiter" im CompuDMS Client (Kachelansicht) und klicken oben rechts auf das Zahnrad und wählen dort "Einstellungen".

Im sich öffnenden Fenster klappen Sie Ihren Server auf und klicken auf "Outlook Plugin". Dort wählen Sie über Hinzufügen ein Verzeichnis aus (für das diese Aktion gelten soll) oder legen ein neues Verzeichnis an. Unter dem Fenster mit den Aktionen kann diese dann konfiguriert werden. In Ihrem Fall müssen Sie ein Häkchen setzen bei "E-Mail-Metadatenfelder hinzufügen". Hier können Sie auch entscheiden, ob die betreffenden E-Mails automatische versioniert werden sollen.

Haben Sie Ihre Einstellungen gespeichert, sollte im Outlook Plugin nun die entsprechende Aktion angezeigt werden. Ihre E-Mails legen Sie dann nicht per Drag-and-drop oder Copy & Paste im DMS ab, sondern über das Plugin -> Aktionen -> Aktionen von ... und dann wählen Sie die erstellte Aktion aus.

Möchten Sie eines oder mehrere der neuen Metadatenfelder im DMS direkt angezeigt bekommen, klicken Sie mit rechts auf die Überschriftenzeile des entsprechenden Verzeichnisses und haken die anzuzeigenden Metadatenfelder einfach an.

Viele Grüße
Karen Kuhlmann aus dem CompuKöln Team

Georg
Beiträge: 17
Registriert: 12 Jan 2017 13:16

Re: Mail (gesendet/empfangen) mit Datum archivieren

Beitrag von Georg »

Hallo Karen,

danke für Deine Antwort.

Jedoch wird bei mir, unter Aktionen kein Feld

"E-Mail-Metadatenfelder hinzufügen"

angezeigt.

Kann das an meiner "Free"-Version liegen?

Lieben Gruß

KK
Beiträge: 89
Registriert: 06 Jul 2016 11:33

Re: Mail (gesendet/empfangen) mit Datum archivieren

Beitrag von KK »

Hallo Georg,

entschuldige, ich habe Deine Antwort anscheinend übersehen und bin gerade zufällig darauf gestoßen.

Ich hoffe, Du hast inzwischen eine Lösung gefunden?! An der Verwendung der kostenfreien Version von CompuDMS Professional liegt es nämlich nicht, dass Du das Feld "E-Mail-Metadatenfelder hinzufügen" nicht angezeigt bekommst.

Eventuell hast Du nicht in den Servereinstellungen, sondern in den lokalen Einstellungen geschaut, weil Du gar nicht den Server verwendest, sondern mit Repositories arbeitest? Für Repositories steht die gewünschte Option leider nicht zur Verfügung.

Im Benutzerhandbuch (siehe Button "Hilfe" im CompuDMS Client) wird in Kapitel "13.2 Datenimport" beschrieben, wie Du Deine Daten aus dem Repository in die Datenbank des Servers überführen kannst. Danach steht Dir auch die gewünschte Option für das Outlook-Plugin zur Verfügung.

Viele Grüße
Karen aus dem CompuKöln Team

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